La logistique de transport d’un festival ou d’un événement d’envergure requiert une bonne planification afin d’éviter les erreurs et les petits irritants. Voici comment élaborer un bon plan de transport pour un festival, un colloque ou tout autre événement d’envergure.
Assurez-vous de la fluidité des déplacements
Que vos invités arrivent en voiture, en avion ou en autobus, leurs déplacements vers les lieux de l’événement doivent être rapides et bien organisés. Pour éviter les désagréments de la circulation, établissez à l’avance le meilleur itinéraire vers l’hôtel ou l’endroit de l’événement. Offrez-leur un service personnalisé, par exemple en accueillant les invités à l’aéroport, en organisant un service de navette ou en leur fournissant un chauffeur.
Réservez vos véhicules à l’avance
Le transport événementiel nécessite des réservations effectuées à l’avance. Une bonne organisation permet d’obtenir un prix raisonnable et d’assurer la disponibilité des chauffeurs lors d’affluences importantes. À titre d’exemple, trouver plusieurs minibus pendant un festival ou un spectacle de renommée internationale nécessite de les réserver longtemps à l’avance si on veut bénéficier d’un bon prix.
Prévoyez l’accès à un stationnement
Mettez à la disposition de vos invités un stationnement d’une superficie suffisante et fournissez-leur des indications pour y accéder facilement. Assurez-vous que la signalisation soit claire et, au besoin, ayez recours à un responsable de la circulation. Si la situation le requiert, coordonnez-vous avec les équipes de sécurité.
Choisissez les véhicules adéquats
Que vous soyez en charge des déplacements d’un artiste de renommée, d’une équipe d’athlètes ou des participants d’un congrès, adaptez vos solutions de transport à vos invités. Pensez au nombre de passagers, à la taille des bagages, à la distance à parcourir, au type de transport (standard ou VIP) et au tarif de location. Vous pourrez ensuite choisir entre un VUS de luxe, une voiture économique, un véhicule de type Suburban, un minibus ou un autre type de véhicule.
Pensez aux situations imprévues liées aux bagages
Le transport de personnes s’accompagne du transport de bagages. Contraintes, oublis, complications: vous devez prévoir une façon de remédier aux situations urgentes, par exemple si un musicien a oublié sa guitare ou si une compagnie aérienne a envoyé des valises dans le mauvais aéroport.
Fournissez des indications claires
Mettez sur papier les consignes destinées aux intervenants impliqués dans les déplacements. Il peut s’agir d’indications pour se rendre sur le lieu de l’événement, de consignes pour réserver un stationnement, d’indications pour les chauffeurs, d’une liste avec les coordonnées des fournisseurs, etc. On doit savoir comment se rendre sur les lieux, et surtout, qui rejoindre en cas de pépin.
Élisez un responsable du transport
En disposant d’un seul point de contact, vous bénéficierez d’une communication fluide entre les intervenants liés aux déplacements et les participants.
Offrez un accueil convivial
Dès leur arrivée sur les lieux de l’événement, les participants doivent se sentir les bienvenus. Mettez en place un premier point de contact avec eux, par exemple grâce à une table d’accueil, une hôtesse qui s’occupe des accréditations ou un agent d’accueil devant la porte d’entrée. Assurez-vous que les indications à l’intérieur et à l’extérieur du lieu soient claires.
Que vous ayez besoin d’un service à la carte ou d’un service tout inclus, Diskat Productions peut vous aider gérer vos besoins en matière de transport. Contactez-nous pour savoir de quelle façon nous pouvons participer à la réussite de votre événement.
