De nombreux festivals, tournois sportifs et autres événements doivent une partie de leur succès à la collaboration de leurs bénévoles. Que ce soit pour accueillir les participants, travailler à la billetterie ou aider au montage du site, leur aide est souvent essentielle. Si vous avez besoin de recruter des bénévoles, mettez toutes les chances de votre côté et suivez nos conseils.
Définissez vos besoins
Avant toutes choses, déterminez vos besoins. Pour chacun des champs d’activités de votre événement (accueil, transport, animation, billetterie, stationnement, etc.) définissez les tâches à accomplir et évaluez le temps requis pour les effectuer.
Déterminez ensuite les compétences requises, l’engagement minimal demandé, les prérequis (comme avoir un permis de conduire, être bilingue ou être âgé de 18 ans et plus) et la formation que vous offrirez aux bénévoles.
Faites connaître vos opportunités de bénévolat
De nombreuses options existent pour faire connaître vos besoins: publications sur les réseaux sociaux, promotion auprès d’organismes d’intégration sociale, kiosque dans un salon de l’emploi, promotions auprès d’établissements scolaires, publications sur des sites de regroupement de bénévole (comme le Centre d’action bénévole de Montréal, Le Réseau de l’action bénévole du Québec ou Je Bénévole). Par ailleurs, les bénévoles que vous connaissez sont d’excellents ambassadeurs pour expliquer les avantages de vous offrir du temps.
Dites ce que vous pouvez offrir
Plus votre offre est précise, plus vous attirerez des gens ayant un profil qui convient à vos besoins. Rassurez les bénévoles potentiels en indiquant que vous êtes en mesure de leur fournir les ressources nécessaires pour qu’ils accomplissent leurs tâches et expliquez-leur ce qu’ils retireront de leur engagement (acquisition de nouvelles compétences, repas fourni, rabais sur des billets de spectacle, etc.). Si vous cherchez de jeunes bénévoles, pensez à offrir des occasions de bénévolat de groupe car les jeunes sont plus motivés lorsqu’ils peuvent se joindre à leurs amis.
Choisissez les bons candidats
Pour éviter les mauvaises surprises, prenez le temps de rencontrer chacun des bénévoles intéressés à travailler dans votre équipe. Assurez-vous qu’ils comprennent vos objectifs et qu’ils ont les compétences pour réaliser les tâches que vous leur confierez.
Certes, vous ne pouvez pas être aussi sélectif que lorsque vous choisissez des employés salariés, mais gardez en tête que le choix des bénévoles peut faire la différence entre un événement chaotique et un événement réussi.
Offrez une formation pertinente
Pour que les bénévoles prennent les bonnes décisions et agissent conformément aux normes de votre entreprise, fournissez-leur une formation adéquate et remettez-leur des feuilles de consignes auxquelles ils pourront se référer. Confiez-leur d’abord des tâches précises qui leur permettront de s’engager de manière limitée. Peu à peu, offrez-leur l’occasion de s’épanouir davantage en leur confiant des responsabilités plus importantes.
Distribuez les tâches adéquatement
Prenez le temps de connaître les motivations de vos bénévoles. Pourquoi ont-ils choisi votre événement? Pourquoi veulent-ils donner de leur temps? Ont-ils des aptitudes particulières? Plus vous les connaissez, plus vous pourrez leur confier une tâche qui leur convient. Par exemple, ne demandez pas à quelqu’un qui aime bouger de rester toute la journée dans le kiosque de la billetterie.
Assurez un roulement de personnel aux tâches moins intéressantes (comme vider les bacs de recyclage) et faites en sorte que les bénévoles puissent contacter la personne responsable des bénévoles en tout temps.
Remerciez vos bénévoles
Les bénévoles ne s’attendent pas à payer pour pouvoir vous donner de leur temps. De ce fait, vous devez leur fournir l’eau, les collations et, dans certains cas, le repas. S’ils doivent utiliser leur voiture pour se déplacer sur une grande distance, remboursez-leur l’essence.
Idéalement, trouvez une petite attention qui montrera que vous appréciez leur implication, par exemple un chandail à l’effigie de votre événement, une invitation à un party de reconnaissance, un rabais chez un de vos commanditaires, des objets promotionnels offerts par vos partenaires, un rabais à la boutique souvenir de l’événement, etc.
Si vous faites appel à des bénévoles au cours de votre événement, Diskat Productions peut les intégrer à son équipe de logistique d’accueil et de transport. Contactez-nous pour nous faire part de vos besoins en matière de logistique événementielle.
